Kundenservice Software minimiert Standzeiten
Effizienz im Fuhrparkmanagement: Wie InCaTec Carservice mit tele-LOOK Live-Support Kundendienst Software effizienter wurde
Standzeiten minimieren, Mitarbeiter optimal einsetzen und Kosten senken – das sind zentrale Ziele im modernen Fuhrparkmanagement. Doch wie erreicht man das, wenn Fahrzeuge über ganz Deutschland verteilt sind und unvorhergesehene Probleme auftreten? Unser Kunde, der Mobilitätsdienstleister InCaTec Carservice, stand genau vor dieser Herausforderung. Die Lösung: unsere browserbasierte Live Video Support Kundendienst Software. Erfahren Sie in dieser Case Study, wie InCaTec durch den Einsatz von tele-LOOK die Bearbeitung von Diagnose- und Begutachtungsaufträgen um 30 % beschleunigen und die Produktivität signifikant steigern konnte.
Die Herausforderung: Ineffizienz und hohe Kosten im Flottenservice
Als deutschlandweit agierender Dienstleister für Mobilität betreut InCaTec Carservice Kunden an wichtigen Verkehrsknotenpunkten wie Stuttgart, München, Frankfurt und Berlin. Das Portfolio reicht von Fahrzeugservices bis zum kompletten Management von Flotten. Eine der größten Hürden im operativen Geschäft, speziell im Carsharing-Bereich, war die zeitraubende Abwicklung von Fahrzeugschäden und technischen Störungen.
Marco Barbagallo, Geschäftsführer von InCaTec Carservice, beschreibt die Ausgangslage: „Unsere Kunden hatten große Probleme damit, Schäden korrekt zuzuordnen und Verursacher zu belangen. Unsere Mitarbeiter vor Ort mussten aufwendige Schadensmeldungen erstellen. Ein weiteres Problem waren technische Störungen an der Telematik der Fahrzeuge.“
Der bisherige Prozess war nicht nur umständlich, sondern auch ein echter Kostenfaktor. Stand ein Mitarbeiter vor einem Problem, das er nicht allein lösen konnte, folgte ein Anruf bei einem erfahrenen Techniker. War eine Ferndiagnose per Telefon unmöglich, musste der Experte selbst zum Standort fahren. „Das führte oft zu doppelten Anfahrten, längeren Standzeiten der Fahrzeuge und letztlich zu unzufriedenen Kunden und hohen Kosten“, so Barbagallo.
Die Lösung: Vereinfachung per Video-Link mit tele-LOOK Kundendienst Software
InCaTec Carservice suchte nach einem Tool, das vor allem zwei Kriterien erfüllen musste: maximale Einfachheit in der Anwendung und sofortige Einsatzbereitschaft ohne technische Hürden.
„Das absolut ausschlaggebende Kriterium für uns war die unschlagbare Kombination aus Einfachheit für den Kunden und unsere Anwender“, betont Barbagallo.
Obwohl tele-LOOK zur selben Unternehmensgruppe gehört, fiel die Wahl in einem internen Auswahlprozess auf unsere Lösung, weil sie pragmatisches Handling und essenzielle Funktionen optimal vereint. Viele andere Tools waren mit Features überladen, die den schnellen Einsatz in einer Stresssituation erschweren.
Genau hier liegt die Stärke von tele-LOOK: Unsere Lösung ist 100 % browserbasiert. Ein einfacher Link, per SMS oder E-Mail an das Smartphone des Mitarbeiters vor Ort gesendet, genügt, um eine stabile Live-Video-Verbindung aufzubauen. Kein Download, keine Installation, keine Verzögerung.
Der entscheidende Vorteil gegenüber einem herkömmlichen Videoanruf ist unsere interaktive Pointer-Funktion. Der Techniker im Büro kann direkt im Live-Videobild des Kollegen vor Ort Markierungen setzen und so präzise auf Bauteile, Schäden oder Bedienelemente hinweisen. Missverständnisse werden eliminiert und komplexe Sachverhalte schnell geklärt.
„tele-LOOK hat die Art, wie wir arbeiten, stark verändert. Wir sparen Geld und unglaublich viel Zeit, weil unsere Techniker nicht mehr für jeden Fall selbst zum Fahrzeug fahren müssen. Nicht alles, aber vieles lässt sich per Video-Call mit unseren Service-Mitarbeitern vom Schreibtisch oder von unterwegs klären.“
Messbare Erfolge: 30 % schneller, höhere Produktivität und lückenlose Dokumentation
Die Einführung von tele-LOOK zeigte sofort Wirkung:
- Beschleunigung um 30 %:Die Abwicklung von Diagnoseaufträgen und Schadensbegutachtungen wurde signifikant beschleunigt.
- Gesteigerte Mitarbeiterperformance: „Einzelne Mitarbeiter wurden plötzlich zu High-Performern“, berichtet Barbagallo. „Durch den schnellen Techniker-Support via Video konnten sie vor Ort viel mehr Aufträge pro Tag abarbeiten.“ Für die Techniker im Büro bedeutet dies weniger Reisezeit und mehr Flexibilität.
- Automatische und saubere Dokumentation: Dies erwies sich als weiterer Game-Changer da jJeder Service-Call mit Zeitstempel und Dauer dokumentiert wird. Noch wichtiger seien die Bilder, die während des Gesprächs erstellt werden: Sie landen direkt im Protokoll und was bei Bedarf an Kunden weiter geleitet werden kann. Das ist ein sauberer Nachweis, den Kunden ggf. an Versicherungen oder an die Werkstatt weiterleiten können.
Von diesem transparenten Helpesk Software Prozess profitieren auch die Endkunden durch kürzere Fahrzeug-Standzeiten und eine lückenlose Dokumentation, die eine Weiterbelastung an den Schadensverursacher erleichtert.
Implementierung? Ein Kinderspiel!
Da tele-LOOK eine reine Cloud-Software ist, war der Implementierungsaufwand gleich null. „Unsere IT-Abteilung musste gar nicht eingebunden werden“, sagt Barbagallo. Die Mitarbeiter loggen sich einfach über ihren Browser ein. Die Sorge vor komplizierten Schulungen war unbegründet – die intuitive Bedienung überzeugte das gesamte Team vom ersten Moment an.
Fazit und Ausblick: Ein voller Erfolg mit Zukunftspotenzial
Für InCaTec Carservice ist die Entscheidung für tele-LOOK eine Erfolgsgeschichte. Marco Barbagallo fasst den Nutzen prägnant zusammen: „tele-LOOK ermöglicht es uns, die Standzeiten der Kundenflotten deutlich zu verkürzen und unsere Mitarbeitereffizienz zu erhöhen.“
Und die Reise geht weiter: InCaTec plant bereits, unseren Video-Support auch im stationären Service, etwa bei der Fahrzeugreinigung an Flughäfen, einzusetzen, um die Servicequalität auf ein neues Level zu heben.
Über InCaTec Carservice
InCaTec Carservice ist ein deutschlandweit tätiger Mobilitätsdienstleister mit Standorten unter anderem in Stuttgart, München, Frankfurt, Düsseldorf, Köln, Hamburg und Berlin. Das Serviceportfolio umfasst Fahrzeugreinigung, Transfer, Schadensbegutachtungen, Kleinstreparaturen, Reparatur von Telematik sowie umfassendes Fuhrparkmanagement für Carsharing-Anbieter und Flottenkunden